議事録をAIで自動作成する方法｜無料ツールと社内での回し方

会議が終わったあと、録音を聞き直しながら議事録をまとめる。そんな作業に毎回30分以上かかっている、という会社は少なくありません。

結論から言うと、この作業はもうAIに任せてしまって大丈夫です。

この記事では、AIで議事録を自動作成する具体的な方法と、無料で使えるツールの選び方、社内でうまく回していくためのルール作りまでをまとめました。

議事録づくりに毎回時間を取られていませんか

会議のたびに起きていること

会議中はメモを取りながら発言もする。終わったあとは記憶を頼りに文章を組み立てる。これを毎回やっていると、地味に体力を持っていかれますよね。

特に、決定事項とタスクの担当者がうやむやになったまま会議が終わることも。「あれ、結局それ誰がやるんでしたっけ」というやり取りが翌週の会議で繰り返される、という方も多いはずです。

議事録そのものに価値を感じていなくても、残しておかないと後で困る。だからこそ、面倒でもやめられない作業になっています。

専任担当者がいない会社ほど負担が大きい

社員数十名規模の会社では、マーケや総務の担当が議事録もついでに受け持っていることがほとんどです。本業の合間に清書するので、どうしても後回しになりがちです。

『今日中にまとめなきゃ』と思っていても、気づけば3日後。記憶はもう薄れています。

結果として、議事録の質は担当者のその日の忙しさ次第になってしまいます。ここをAIに渡せば、質も速度も安定します。

AIで議事録を自動作成する仕組み

録音データを文字に変える

AI議事録ツールの土台になっているのは、音声認識（文字起こし)の技術です。会議の音声をリアルタイムか録音データで読み込ませると、発言をそのまま文字に変換してくれます。

最近のツールは、発言者ごとに話者を分けて表示してくれるものも増えています。「Aさんの発言」「Bさんの発言」と分かれるだけで、後から読み返す時の負担がかなり減ります。

オンライン会議ツール（Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsなど）と連携して、会議にそのまま入ってきて録音・文字起こしをするタイプも一般的になってきました。

文字起こしを要約してタスクに変える

文字起こしだけでは、結局は長い文章が残るだけです。ここからAIが要約し、決定事項・ToDo・次回までの課題を自動で抜き出してくれるのが、議事録ツールの本当の価値です。

例えば「来週までに見積りを出す」という発言があれば、担当者とタスクをセットで自動抽出してくれるツールもあります。これが議事録と同時にタスク管理表の下書きになるイメージです。

ただ、要約の精度はツールやプランによってかなり差があります。ここは後の章で詳しく触れます。

無料で使えるAI議事録ツール

代表的な無料ツール

「AI 議事録 無料」で探すと、いくつかの選択肢が出てきます。代表的なのは、文字起こし・要約・話者分離までを無料枠で試せるNottaやRimo、Microsoft Teams標準搭載の文字起こし機能、Google Meetの字幕・メモ機能あたりです。

どれも共通して、まずは無料プランで試してから有料に切り替えるかを判断する設計になっています。いきなり有料契約をする必要はありません。

2026年11月時点の目安なので、仕様や料金プランは変わりやすいです。導入を決める前に、必ず公式サイトで最新の条件を確認してください。

無料プランでできること・できないこと

無料プランは、月間の利用時間や文字起こしの分数に上限があるのが一般的です。月に数回の定例会議だけなら、無料枠でも十分なことが多いです。

ただ、要約の精度や話者分離の正確さは有料プランの方が高い傾向があります。『無料で十分かな』と思っても、議事録の重要度が高い会議では一度有料プランの精度も試してみる価値があります。

下の表は、無料プランを選ぶ時に見ておきたい項目の目安です。実際の条件は必ず各ツールの公式サイトで確認してください。

確認する項目	見るポイント（目安）
無料の利用上限	月あたりの文字起こし分数・回数の上限
対応する会議形式	オンライン会議連携のみか、対面の録音ファイルも対応か
要約の自動抽出	決定事項・ToDoを自動で分けてくれるか
データの保存期間	無料プランだと短期間で消える場合がある
外部共有のしやすさ	Slack・チャットツールに自動送信できるか

当社でも、似た課題に取り組んだことがあります。

議事録を自動作成する手順

会議前にやっておくこと

AIに任せるからといって、準備がゼロになるわけではありません。まず、使うツールを会議の参加者に周知し、録音することを事前に伝えておきましょう。

特に取引先が参加する会議では、録音の了承を取るのが基本です。「本日は議事録作成のため録音させていただきます」と一言添えるだけで、後のトラブルを避けられます。

会議中の録音・文字起こし

オンライン会議なら、ツールをボットとして会議に参加させるか、画面共有アプリとして起動するだけです。対面会議の場合は、スマホやICレコーダーで録音し、あとでツールにアップロードする形になります。

会議中は文字起こしに気を取られず、普段どおり発言と議論に集中できます。これが一番の効果だと感じる担当者も多いはずです。

ノイズが多い会議室や、複数人が同時に話す場面では認識精度が落ちることも。重要な会議では、できるだけマイクに近い席で発言する、という運用上の工夫も効いてきます。

会議後の確認と共有

会議が終わると、数分から数十分でAIが要約済みの議事録を出力します。ここで必ず、人の目で一度読み返してください。AIの要約は便利ですが、完璧ではありません。

誤字や聞き取り違い、担当者名の取り違いなどがないかをチェックし、必要な部分だけ手直しします。そのうえでSlackやチャットツール、共有フォルダに回します。

社内でAI議事録を回していくルール

誰が最終チェックをするか決める

AIが議事録を作っても、確認なしに流すのはおすすめしません。各会議で、最後に読み返してから共有する担当者を決めておきましょう。

ファシリテーター（進行役）がそのまま最終チェックを担当するパターンが、一番運用が回りやすいです。発言の意図を一番よく分かっているのが進行役だからです。

保存先と共有ルールを決める

議事録をどこに保存し、誰が見られるようにするかも最初に決めておく必要があります。クラウドの共有フォルダに会議種別ごとのフォルダを作り、そこにツールから自動でアップロードする運用がシンプルです。

「このツールで作った議事録、どこに置けばいいんだっけ」という混乱は、運用開始から1〜2週間で起きやすいところです。先にルールを決めておけば、その混乱自体を防げます。

取引先に関わる発言が含まれる議事録は、社内の誰でも見られる状態にせず、関係者だけに共有範囲を絞っておくと安心です。

導入前に知っておきたい注意点

録音・音声データの取り扱い

AI議事録ツールの多くは、録音データや文字起こし結果をクラウド上のサーバーで処理します。機密性の高い商談や人事に関わる会議では、そのツールが日本国内にデータを保存するか、どのくらいの期間データを保持するかを事前に確認しておきましょう。

取引先の個人情報や契約条件が会話に出てくる会議では、録音・AI利用そのものを控えるという判断もあり得ます。すべての会議を無条件にAIに通す必要はありません。

精度のばらつきとどう付き合うか

専門用語や社内用語が多い会議では、AIの文字起こしが思ったように当たらないことも。『これじゃ使えないかも』と感じても、多くのツールは辞書登録機能で社内用語を学習させられます。一度設定してしまえば、精度は改善していきます。

完璧な自動化を目指すのではなく、「8割をAIに作ってもらい、2割を人が整える」くらいの前提で運用すると、ちょうど無理のない形に落ち着きます。

まとめ

議事録づくりは、AIに任せられる作業の中でも効果を感じやすい部分です。文字起こしと要約を自動化するだけで、担当者の時間はかなり浮きます。

まずは無料プランで1〜2回の会議を試し、精度と使い勝手を確かめてみてください。そこから社内のルールを整えていけば、無理なく定着していきます。

こうした業務のAI活用は、どのツールを選び、どう社内に定着させるかで効果が大きく変わります。当社では1業務単位からのAI導入支援（1業務10万円〜、顧問契約の場合は月5万円〜、いずれも税別）も行っていますので、進め方に迷ったら相談してみてください。