保育園のAI活用術、連絡帳・シフト作成の時短例

連絡帳を書く手が止まらない、おたよりの文章が思いつかない、シフト表を作るだけで1時間かかる。そんな毎日を過ごしている園長先生や主任の方、多いはずです。

結論から言うと、保育園の業務の多くは、AIに下書きを手伝ってもらうだけでかなり楽になります。

この記事では、保育園の現場で今日から使えるAI活用の具体例を、実際の場面に沿って紹介します。

保育園でAIが向いている業務、向いていない業務

向いている業務の例

AIが得意なのは「文章の下書き」と「情報の整理」です。連絡帳の文面、おたよりの原稿、シフトのたたき台。こういった作業は、AIにまず作らせて、先生が最後に手直しする形にすると驚くほど早く終わります。

実は、ゼロから書くより「直す」ほうが頭の負担が軽いんです。真っ白な画面に向かうのが一番つらいという方も多いはずですよね。

写真の仕分けや、よくある質問への回答案作りも向いています。繰り返しのパターンがある作業ほど、AIの出番です。

向いていない業務

一方、子どもの安全に関わる判断や、保護者との信頼関係が絡む個別対応は、AIに任せてはいけません。「このお子さんに発熱の兆候がある」「保護者から強いクレームが来た」といった場面は、必ず人が判断します。

『AIに任せたら手抜きに見えないかな』と気になる方もいると思います。ここが大事なところで、AIは下書き担当、最終判断は先生、という役割分担をはっきりさせておけば問題ありません。

連絡帳・おたより作成をAIで時短する

連絡帳の下書きをAIに手伝ってもらう

「今日の出来事」をメモ程度に入力すると、AIが丁寧な文章に整えてくれます。例えば「給食完食、お昼寝ぐずった、ブロック遊び楽しそう」と入れるだけで、保護者向けの自然な一文に変換できます。

ただ、子どもの名前や体調など個人情報を含む内容をそのまま入力するのは避けてください。名前を「Aちゃん」のように置き換えて使うなど、園内でルールを決めておきましょう。

おたより・園だよりの文章作成

園だよりの季節の挨拶文や、行事の案内文は、AIに骨子を作らせると時間が大きく減ります。「11月の園だより、運動会のお礼と遠足の案内を入れたい」と伝えるだけで、たたき台が出てきます。

そこから園の雰囲気に合わせて言葉を直す。ゼロから書くより、ずっと楽ですよね。

写真整理・アルバム作成の負担を減らす

写真選び

行事の後、何百枚もの写真から配布用を選ぶのは地味に大変な作業です。画像を認識して「ピントが合っている」「子どもの顔がはっきり写っている」写真を優先的に抽出してくれるツールを使えば、選別の時間がかなり縮まります。

ここでも個人情報の扱いは要注意です。顔写真をクラウド上のサービスにアップロードする場合は、利用規約でデータがどう扱われるかを必ず確認してください。

保護者への配布

選んだ写真をアルバムサービスにまとめ、配布用のコメントもAIに下書きさせると、まとまった時間がさらに取れます。「運動会の写真、保護者向けの一言コメント」とお願いすれば、候補がいくつか出てきます。

当社でも、似た課題に取り組んだことがあります。

シフト作成・人員配置の悩みをAIで整理する

シフトの下書き

保育士の配置基準(年齢ごとの子ども何人に対して保育士何人、という決まり)を満たしながらシフトを組むのは、頭を使う作業です。先生の希望休や勤務条件をAIに整理してもらい、たたき台を作ってもらうと、ゼロから組むより時間が短縮できます。

最終的に配置基準を満たしているかどうかは、必ず人の目で確認してください。AIの計算を鵜呑みにするのは危険です。

急な欠勤対応

当日の急な欠勤で誰を回せるか、という場面でも、各先生の勤務可能時間や資格をリスト化しておけば、AIに候補を出してもらえます。『この人で大丈夫かな』と悩む時間を減らせるのは大きいですよね。

保護者対応・問い合わせ対応の時短

よくある質問への回答案

「持ち物は何が必要ですか」「延長保育の申し込み方法は」といった、よく来る質問には、過去の回答をもとにAIにテンプレート文を作らせておくと便利です。問い合わせが来たら、テンプレートを呼び出して名前や日付だけ変えて送る。これだけで対応時間がぐっと減ります。

ただ、個別の事情が絡む質問(アレルギー対応など)は、テンプレートをそのまま使わず、必ず内容を確認してから送ってください。

入園説明会の資料作成

入園説明会のスライドや配布資料も、箇条書きで要点を伝えればAIが文章の形に整えてくれます。「1年間の行事予定」「持ち物リスト」「料金のご案内」のように項目を渡すだけで、たたき台ができます。

導入でつまずきやすいポイントと注意点

個人情報・写真の取り扱い

子どもの名前、顔写真、健康状態は、どれも扱いに注意が必要な個人情報です。無料のAIツールに何でも入力してしまうと、入力した内容が学習に使われたり、外部に残ったりする可能性があります。

法人向けに契約しているツールかどうか、入力データが学習に使われない設定になっているかを、導入前に必ず確認しましょう。保護者から「写真や記録をAIに使っていますか」と聞かれた時に、ちゃんと答えられる状態にしておくことも大切です。

現場の先生たちへの浸透

園長先生だけが使えても、現場には広がりません。『パソコンが苦手だから無理』という先生も、きっといるはずです。

最初は連絡帳の下書きなど、一番負担を感じている作業から1つだけ試してもらう。慣れてきたら次の作業に広げる。この順番が大事です。一度にあれもこれもと欲張らないでおきましょう。

業務	AIでできること	費用の目安
連絡帳・おたより	メモから文章の下書き作成	無料〜月数千円程度(例)
写真整理	ピント・顔の写り具合での絞り込み	月数千円程度(例)
シフト作成	希望休・配置基準を踏まえたたたき台作成	月1万円前後〜(例)
問い合わせ対応	よくある質問への回答テンプレート作成	無料〜月数千円程度(例)

※上記はあくまで目安です。ツールによって料金体系が異なるため、最新の内容は各ツールの公式サイトでご確認ください(2026年11月時点)。

まとめ

保育園の仕事は、連絡帳もおたよりもシフトも、どれも「文章を考える」「情報を整理する」場面の連続です。そこをAIに手伝ってもらうだけで、先生たちが子どもと向き合う時間を増やせます。

まずは一番時間がかかっている作業を1つ決めて、小さく試してみてください。個人情報の扱いだけは最初にルールを決めておきましょう。

当社ではWeb広告の運用代行(手数料10%・月額最低5万円・税別)に加えて、こうした業務へのAI導入支援(1業務10万円〜、顧問月5万円〜・税別)も行っています。園の業務に合わせて何から始めればいいか迷う場合は、一度整理するところからでもお力になれます。